Засади використання автоматизованої системи документообігу Чутівського районного суду Полтавської області (редакція діє з 12.10.2015)

                                                                                                                                                                           ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                           Рішенням зборів суддів

                                                                                                                                                                           Чутівського районного суду

                                                                                                                                                                           Полтавської області

                                                                                                                                                                           від 09 жовтня 2015 року № 18

Засади

використання автоматизованої системи документообігу

Чутівського районного суду Полтавської області

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Чутівського районного суду Полтавської області (далі - Засади) розроблені відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року №30 із змінами та  доповненнями (далі-Положення) та враховуючи вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

2. Особливості функціонування автоматизованої системи

    2.1. У Чутівському районному суді Полтавської області  використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів (далі – автоматизована система).

         2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються Державним підприємством «Інформаційні судові системи» на підставі укладених договорів з Державною судовою адміністрацією України.

       2.3. У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують ці зміни, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після проведення цих зборів. В цей же термін до автоматизованої системи вноситься повний текст Засад із внесеними змінами до нього.

         2.4. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду оприлюднюються на власній веб-сторінці Чутівського районного суду Полтавської області.

3. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та внесення змін до обліково-статистичних карток

      3.1. Вхідна  кореспонденція,  в тому  числі  процесуальні  документи,  приймається  і  опрацьовується  користувачами     автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

         3.2. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

      Якщо суддя, який прийняв від канцелярії суду справу, з’ясовує, що при її реєстрації уповноваженою особою канцелярії суду допущена помилка у визначенні виду провадження, він, у той же день, складає службову записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, що виконує його обов’язки), який за результатами розгляду поданої службової записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи, про що видає відповідне розпорядження.

       У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівником апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), то він, невідкладно, складає службову записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, яка виконує його обов’язки), який за результатами розгляду поданої службової записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи, про що видає відповідне розпорядження.

         3.3. У разі ухвалення суддею судового рішення про скасування заочного рішення по справі і призначення справи до розгляду у загальному порядку, роз’єднання (виділення), об’єднання судових справ - суддя, помічник судді (особа, яка виконує його обов'язки), у день ухвалення такого судового рішення, передає до канцелярії суду його копію (електронний примірник ухвали, як документ по справі, в автоматизованій системі повинен бути в стані «Оригінал»), для внесення відповідної інформації до автоматизованої системи.

      3.4. У  випадку прийняття суддею рішення про виправлення описок та помилок з власної ініціативи, у раніше  ухваленому   судовому рішенні, про це невідкладно, у день прийняття такого рішення, суддею, помічником судді (особою, яка виконує його обов'язки) повідомляється  уповноважена особа канцелярії суду, згідно з визначеними функціональними обов’язками,  для внесення відповідних відомостей до автоматизованої системи.

         3.5. У  разі   подання   учасником   по   справі  безпосередньо  у  судовому  засіданні  заяви  про  забезпечення  позову, доказів, скасування заходів реагування, зустрічного позову та позову третіми особами, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження (без створення реєстраційної картки вхідного документу, заведення обліково-статистичної картки та автоматичного формування номера провадження у суді), про це невідкладно, у день надходження відповідного процесуального документу, суддею, помічником судді (особою, яка виконує його обов'язки) повідомляється  уповноважена особа канцелярії суду, згідно з визначеними функціональними обов’язками,  для внесення відповідних відомостей до автоматизованої системи.

    3.6. У разі надходження до суду заяви про відновлення чи продовження процесуальних строків, заявок про отримання процесуальних документів в електронному вигляді та судових повісток, повідомлень в електронному вигляді за допомогою SMS-повідомлення, уповноважена особа канцелярії здійснює реєстрацію їх в автоматизованій системі як окремий процесуальний документ у справі, якщо про нього зазначено в додатку до позову, заяви або апеляційної скарги.

       3.7. У разі надходження заяви, клопотання, подання в порядку виконання судових рішень, що були ухвалені суддями суду до 2011 року, уповноваженою особою канцелярії суду в автоматизованій системі реєструються в такому порядку:

         3.7.1. створюється реєстраційна картка документу;

       3.7.2. створюється відповідна обліково-статистична картка, в яку вноситься, в ручному режимі, номер справи, що е предметом розгляду, номер провадження вноситься аналогічно, без проведення автоматизованого розподілу між суддями суду;

       3.7.3. створюється обліково-статистична картка на заяву, клопотання, яке надійшло у поточному році, в яку вноситься єдиний унікальний номер справи, судове рішення якого є предметом розгляду, номер провадження у справі створюється автоматично автоматизованою системою.

4. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ

         4.1. Визначити,   що   всі   судді,   які   зараховані   до  штату   суду   спеціалізуються   на   розгляді  кримінальних,  цивільних, адміністративних справ,  а також справ про адміністративні правопорушення.

          4.2. У суді діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

Суддя (судді), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються зборами суддів суду у порядку частини 3 статті 18 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

     4.3.  З числа суддів, зборами суддів суду, обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів у кримінальному провадженні, в порядку передбаченому процесуальним законом.

          Кількісний склад слідчих суддів визначається зборами суддів суду. Слідчі судді обираються на строк не більше ніж на три роки і можуть бути переобрані повторно.

        Для   розгляду   клопотань   про   застосування   заходів  забезпечення  кримінального  провадження  щодо  неповнолітнього залучаються слідчі судді за виключенням суддів, які уповноважені на розгляд кримінальних проваджень щодо неповнолітніх.

5. Розподіл судових справ між суддями

           5.2.  Розподіл  судових справ в суді  проводиться шляхом:

• автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
• розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
• повторного автоматизованого розподілу судових справ.

           5.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за два місяці до закінчення повноважень судді;
• за чотирнадцять календарних днів до початку основної або додаткової відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;
• за три робочих дні до початку основної або додаткової відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до початку дня відпочинку, що надається за чергування у вихідні та святкові дні, якщо тривалість його становить менше чотирнадцяти календарних днів та в дні перебування судді на відпочинку;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• за сім календарних днів до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації у Національну школу суддів України, якщо тривалість їх становить не більше десяти робочих днів;
• за чотирнадцять календарних днів до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації у Національну школу суддів України, якщо тривалість їх становить більше десяти робочих днів;
• за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

6.2. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

     6.3. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

         У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

       6.4.  Результатом  автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

         Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується уповноваженою особою суду та додається до матеріалів судової справи.

7. Особливості автоматизованого розподілу судових справ

7.1. У випадках виконання суддею іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України, стажуванні  в суді вищої інстанції  тощо), письмовим наказом (розпорядженням) голови суду суддя,  на час виконання  вказаних завдань, виключається.

7.2. У випадку видалення  судді до нарадчої кімнати для ухвалення  судового рішення на строк понад два робочих дні, автоматизований розподіл справ щодо даного судді не проводиться.

Секретар судового засідання (особа, яка виконує його обов’язки) складає службову записку на ім’я керівника  апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки)  та негайно, після закінчення судового засідання, в якому суддя проголосив про видалення його у нарадчу кімнату, подає керівнику апарату суду (особі, яка виконує його обов’язки) для вжиття заходів щодо внесення даної інформації до автоматизованої системи.

Службова записка долучається до номенклатурної справи.

7.3. У разі розгляду судових справ у вихідні, святкові та неробочі дні вони розподіляються автоматизованою системою на суддю, який є черговим суддею відповідно до графіка чергування, затвердженого головою суду.

Працівник канцелярії суду, який є черговим відповідно до графіку чергування, про фактичне надходження судової справи повідомляє, в телефонному режимі, керівника апарату суду (особу, яка виконує його  обов’язки) для вжиття ним заходів щодо внесення інформації до табелю обліку робочого часу та належної реєстрації відповідної справи в автоматизованій системі.

Додатковий день відпочинку надається судді у порядку  статті 72 КЗпП України, але виключно у разі винесення процесуального рішення протягом дня чергування.

Консультант з кадрової роботи (особа, яка виконує його обов’язки) здійснює контроль за  своєчасним наданням додаткових днів відпочинку суддям за вихід на роботу у вихідний,  святковий та неробочий дні.

7.4. У випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів,  за рішенням зборів суддів, суддя виключається із загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, до фактичного урівняння навантаження.

        7.5. Автоматизований розподіл судових справ, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, які були ухвалені суддями суду до 2011 року, здійснюється уповноваженою особою канцелярії суду в автоматизованій системі  в такому порядку:

       7.5.1. Судові справи, в яких судові рішення ухвалені суддями, які на час надходження цієї справи, мають повноваження для здійснення процесуальних дій:

• після виконання дій, зазначених у підпунктах 3.7.1-3.7.2 пункту 3 цих Засад, уповноважена особа канцелярії вводить суддю-доповідача в обліково-статистичну картку за допомогою створення протоколу розподілу справи в ручному режимі, шаблон якого знаходиться у автоматизованій системі за шляхом Загальні судові документи /Протоколи розподілу/ Протокол розподілу (не автоматично);
• після виконання дій, зазначених у підпункті 3.7.3 пункту 3 цих Засад, поєднує створену обліково-статистичну картку на справу у порядку виконання судового рішення з раніше створеною, типом поєднання «у порядку виконання», і здійснює автоматизований розподіл справи, в результаті якого по даній справі розподілиться той самий суддя, що ухвалив судове рішення до 2011 року.

         7.5.2. Судові справи, в яких судові рішення ухвалені суддями, які на час надходження цієї справи, не мають повноважень для здійснення процесуальних дій, у зв’язку з переведенням  на роботу до інших судів, автоматизований розподіл справи здійснюється на загальних підставах.

8.  Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

       8.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

           8.2. Раніше визначеному в судовій справі судді-доповідачу передаються також:

• судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
• судові справи про перегляд заочного рішення;
• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
• клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
• матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
• судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
• справи про адміністративні правопорушення, які повернулися до суду після доопрацювання;
• зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
• заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
• заяви про відновлення втраченого судового провадження;
• заяви про забезпечення позову, доказів.

           8.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

      У разі відсутності раніше визначеного по одному кримінальному провадженню слідчого судді, такі матеріали підлягають автоматизованому розподілу в загальному порядку.

     8.4.  Подання про припинення адміністративного нагляду, а також зміну обсягу обмежень особам, яким установлено адміністративний нагляд, передаються раніше визначеному у поданні про установлення адміністративного нагляду та застосування обмежень особам, яким установлюється адміністративний нагляд, судді.

        8.5. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі судді-доповідача у випадках, передбачених підпунктами 8.2, 8.4 пункту 8 цих Засад, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах, окрім судових справ, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, судових справ про перегляд заочного рішення, зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду.

       8.6. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному судді, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

         8.7. Протокол передачі судової раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 9. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

         9.1. У разі задоволення відводу або самовідводу судді-доповідача, якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді-доповідача з метою заміни судді, який здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді.

            9.2. Повторний автоматизований розподіл справи із заміною судді - доповідача  здійснюється також у випадках:

• у разі надходження справи, яка перебувала в провадженні судді - доповідача, який на момент її повернення із суду апеляційної чи касаційної інстанції  не працює в суді або не має повноважень щодо її розгляду;
• помилково визначена спеціалізація;
• неправильне налаштування табеля робочих днів суддів;
• недопустимість повторної участі судді у розгляді справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування.

         9.3.  Винятково у разі, коли  суддя – доповідач у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

          Обставиною,  яка унеможливлює участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого процесуальним законом, є припинення повноважень судді (відсторонення від посади). 

          9.4. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо судді-доповідача на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

           9.5.  Повторний    автоматизований     розподіл     судових   справ    здійснюється уповноваженою особою апарату суду на підставі письмового розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

            9.6. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

      9.7. Протокол  повторного  автоматизованого  розподілу  судової справи між суддями роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду та додається до матеріалів судової справи.

10. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

         10.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

        10.2. Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду та додається до матеріалів судової справи.

       10.3. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу автоматизованою системою створено протокол про неможливість автоматизованого розподілу справи, уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, негайно повідомляє про це керівника апарату суду (особу, яка виконує його обов’язки) у вигляді службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.

           10.4. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення та цих Засад.

            10.5. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад один робочий день, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

            10.6. До цієї комісії за посадою входять наступні працівники апарату суду:

            10.6.1. заступник голови комісії - помічник голови суду;

           10.6.2. члени комісії – консультант з кадрової роботи, старший секретар, старший судовий розпорядник, головний спеціаліст з інформаційних технологій.

           10.7. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

     10.8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи.

            10.9. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 10.5 пункту 10 цих Засад, реєстрація та розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється старшим секретарем суду (особою, яка виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації, відповідно до списку суддів суду, складеного консультантом з кадрової роботи (особою, яка виконує його обов’язки), що подається ним до канцелярії суду не пізніше 09 години робочого дня, з фіксацією в журналі за формою, зазначеною у Додатку 1 цих Засад.

            У разі настання обставин, зазначених у підпункті 10.5 пункту 10 цих Засад, реєстрація вхідної кореспонденції, що надійшла до суду, здійснюється старшим секретарем суду (особою, яка виконує його обов’язки) з фіксацією в журналі за формою, зазначеною у Додатку 1 цих Засад.

      Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 10.5 пункту 10 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.      

11. Особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

11.1. Судді, який обіймає адміністративну посаду, за рішенням зборів суддів  може бути  зменшено коефіцієнт навантаження, на час виконання ним повноважень, з урахуванням вимог підпункту 2.3.15  пункту 2.3 Положення.

11.2. Судді, який тимчасово виконує обов’язки голови суду, коефіцієнт навантаження, на період виконання зазначених повноважень, зменшується, з урахуванням вимог підпункту 2.3.15  пункту 2.3 Положення.

11.3. Судді, який є членом Ради суддів України, або іншого представницького органу суддівського самоврядування за рішення зборів суддів суду  може бути зменшено коефіцієнт навантаження, на час виконання ним повноважень, з урахуванням вимог підпункту 2.3.15  пункту 2.3 Положення.

12. Коефіцієнт адміністративних посад

12.1. Коефіцієнт адміністративної посади (відсоток справ, що підлягає розгляду суддею, в разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя):

- голова  суду – 1.

13. Коефіцієнт складності категорій судових справ

           13.1. Коефіцієнти складності справ, що розглядаються в порядку кримінального судочинства:

        13.1.1. Злочинам, які відносяться до певних категорій, зазначених  у підпункті 13.1 пункту  13 цих  Засад і яким  прямо  не визначено цим підпунктом коефіцієнт складності, застосовується загальний коефіцієнт складності, що встановлений для цієї категорії.

           13.1.2. Поточна складність справ, що розглядаються в порядку кримінального судочинства:

• поточна складність справ, що розглядаються в порядку кримінального судочинства, встановлюється відповідно до коефіцієнту складності, зазначених у підпункті 13.1. пункту 13 цих Засад;
• у разі находження у провадження судді судової справи після скасування судом вищої інстанції рішення суду першої інстанції - 5.

           13.2. Коефіцієнт складності справ про адміністративні правопорушення:

        13.2.1. Адміністративним правопорушенням, які відносяться до певних категорій, зазначених  у підпункті 13.2 пункту 13 цих Засад і яким прямо не визначено цим підпунктом коефіцієнт складності, застосовується загальний коефіцієнт складності, що встановлений для цієї категорії.

         13.2.2. Поточна складність справ про адміністративні правопорушення встановлюється відповідно до коефіцієнту складності, зазначених у підпункті 13.2 пункту 13 цих Засад.

           13.3. Коефіцієнт складності справ, що розглядаються в порядку цивільного судочинства:

        13.3.1. Судовим справам, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, які відносяться до певних категорій, зазначених  у підпункті 13.3 пункту 13 цих Засад і яким прямо не визначено цим підпунктом коефіцієнт складності, застосовується загальний коефіцієнт складності, що встановлений для цієї категорії.

         13.3.2. Поточна складність справ, що розглядаються в порядку цивільного судочинства:

• поточна складність справ, що розглядаються в порядку цивільного судочинства встановлюється відповідно до коефіцієнту складності, зазначених у підпункті 13.3 пункту 13 цих Засад;
• у разі находження у провадження судді справи після скасування судом вищої інстанції рішення суду першої інстанції - 5.

         13.4. Коефіцієнт складності справ, що розглядаються в порядку  адміністративного судочинства:

          13.4.1. Судовим справам, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, які відносяться до певних категорій, зазначених  у підпункті 13.4 пункту 13 цих Засад і яким прямо не визначено цим підпунктом коефіцієнт складності, застосовується загальний коефіцієнт складності, що встановлений для цієї категорії.

            13.4.2. Поточна складність справ, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства:

• поточна складність справ, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства встановлюється відповідно до коефіцієнту складності, зазначених у підпункті 13.4. пункту 13 цих Засад;
• у разі находження у провадження судді справи після скасування судом вищої інстанції рішення суду першої інстанції - 5.

14. Визначення порядку внесення інформації до табелю робочого часу суддів, присяжних та народних засідателів в автоматизованій системі документообігу суду

14.1. Внесення інформації до табелю робочого часу суддів в автоматизованій системі про випадки, у яких  суддя не може здійснювати правосуддя (хвороба, перебування у відрядженні, у всіх видах відпустки, нарадчій кімнаті тощо) проводиться консультантом з кадрової роботи (особою, яка виконує його обов'язки) на підставі наказу голови суду, службової записки працівника апарату суду.

14.1.1. Суддя, у разі настання випадку тимчасової непрацездатності поза робочий час, не пізніше 08 год.15 хв. наступного робочого дня, повідомляє про це консультанта з кадрової роботи (особу, яка виконує його обов'язки) у телефонному режимі чи іншим чином, який у свою чергу складає службову записку на ім’я керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) із зазначенням дати, часу повідомлення суддею про відсутність на роботі та імовірного строку відсутності, дати і часу складання  службової записки.

У разі настання випадку непрацездатності у робочий час, суддя або помічник (особа, яка виконує його обов'язки) повідомляє про це керівника апарату суду шляхом складання службової записки із зазначенням  імовірного строку відсутності судді, дати та часу її складання.

14.1.2. У випадку перебування судді у нарадчій кімнаті секретар судового засідання (особа, яка виконує його обов'язки) повідомляє про це консультанта з кадрової роботи (особу, яка виконує його обов'язки) у порядку визначеному підпунктом 7.2 пункту 7 цих Засад.

При цьому в автоматизованій системі документообігу суду відображається дата, та час коли дана інформація вноситься.

Службова записка долучається до номенклатурної справи.

У разі виникнення потреби у подовжені строку перебування судді у нарадчій кімнаті, про це також подається службова записка із зазначенням нового часу виходу судді із нарадчої кімнати.

14.2. Внесення інформації до табелю робочого часу народних засідателів та присяжних в автоматизованій системі здійснюється консультантом з кадрової роботи (особою, яка виконує його обов'язки) на підставі службової записки секретаря судового засідання (особи, яка виконує його обов'язки), складеної на ім'я керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням в ній таких даних: 

• посада, ім’я, по батькові, прізвище працівника апарату суду;
• прізвище, ім’я, по батькові присяжного або народного засідателя;
• дата судового засідання, у якому присяжний або народний засідатель фактично прийняв участь у розгляді справи;
• сторони у справі, суть справи, унікальний номер, номер провадження судової справи;
• дата, час та підпис працівника апарату.

Службова записка долучається до номенклатурної справи.

15. Прикінцеві положення

15.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Чутівського районного суду Полтавської області набирають чинності з 12  жовтня 2015 року.

15.2. Керівнику апарату суду до 13 жовтня 2015 року забезпечити:

• виконання положень підпункту 2.4. пункту 2 цих Засад;
• виконання положень пункту 13 цих Засад.

15.3. Питання з порядку функціонування автоматизованої системи, що не визначені даними Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

15.4. Установити, що з дня набрання чинності цих Засад, вважаються такими, що втратили чинність:

• рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 27.02.2012 щодо порядку розподілу справ між суддями в окремих випадках;
• рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 21.11.2012 щодо порядку встановлення днів, в яких не проводиться автоматизований розподіл справ перед відрядженням суддів;
• рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 21.01.2013;
• рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 28.02.2014 щодо порядку автоматизованого розподілу справ конкретному судді під час знаходження його у нарадчій кімнаті;
• абзац третій пункту 3 рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 18.04.2014 № 6;
• рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 18.04.2014 № 7;
• пункт 2 рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 18.04.2014 № 8 в частині встановлення коефіцієнту складності судовим справам;
• рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 18.12.2014 щодо порядку розподілу судових справ (кримінальних проваджень) в порядку виконання судових рішень, винесених судом до 2011 року;
• рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області від 18.12.2014 щодо затвердження змін до рішення зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської від 21 листопада 2012 року (щодо відрядження судді для двотижневого стажування та двотижневої підготовки суддів).