Засади використання автоматизованої системи документообігу Чутівського районного суду Полтавської області (редакція діє з 01.04.2025)

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Чутівського районного суду

Полтавської області від 31.03.2025 №1

Засади використання автоматизованої системи документообігу в

Чутівському районному суді Полтавської області

1.Загальні положення

        1.1.   Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Чутівському районному суді Полтавської області (далі - Засади) розроблено та затверджено відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 (далі - Положення), з урахуванням положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів», процесуального законодавства, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року № 814 (зі змінами) та інших нормативно-правових актів.

          1.2. Засадами визначається порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду, в частині не врегульованій Положенням, правила застосування Положення з урахуванням норм процесуальних кодексів та законів України.

          1.3. Зміни до Засад вносяться шляхом прийняття відповідного рішення зборами суддів Чутівського районного суду Полтавської області.

          1.4. Засади, а також зміни до них підлягають оприлюдненню на сайті Чутівського районного суду Полтавської області та вносяться до автоматизованої системи документообігу суду протягом 5 робочих днів після проведення відповідних зборів суддів Чутівського районного суду Полтавської області. 

2. Особливості функціонування автоматизованої системи  документообігу суду

          2.1. У  Чутівському районному суді Полтавської області функціонує комп'ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

          2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи - Державним підприємством "Інформаційні судові системи" .

3. Функціональні права та обов’язки користувачів автоматизованої системи

          3.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

          3.2. Вчинення в автоматизованій системі будь-яких дій, передбачених цими Засадами, здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказами керівника апарату суду.

          3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи.

          3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

4. Особливості розподілу судових справ між суддями

          4.1. У Чутівському районному суді Полтавської області застосовується:   

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної справи;

          - розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

          - повторний автоматизований розподіл судових справ.

          4.2. Автоматизований розподіл справ між суддями здійснюється автоматизованою системою під час реєстрації відповідної судової справи, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

          4.3. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами, встановленими Положенням та Засадами, з урахуванням визначених зборами суддів Чутівського районного суду Полтавської області та спеціалізації суддів.

          4.4. Головний спеціаліст по роботі з персоналом щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та, в разі будь-яких змін, вносить відповідні відомості до табеля невідкладно.

          4.5. У разі неможливості виконання суддею обов'язків судді (тривала, тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматизованого розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду з числа діючих суддів.

          4.6.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

          - за два місяці до закінчення повноважень судді;

У разі, якщо фактична кількість суддів, які здійснюють правосуддя, крім судді, повноваження якого закінчуються – 2 (два), справи не розподіляються за два місяці до закінчення повноважень судді. У разі, якщо фактична кількість суддів, які здійснюють правосуддя, крім судді, повноваження якого закінчуються – 1 (один), справи не розподіляються за 21 календарний день до закінчення повноважень судді.

• за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

          - під час перебування судді в нарадчій кімнаті (в порядку, передбаченому КПК України) більше 3 робочих днів, у разі повідомлення секретарем судового засідання,  помічником судді про це відповідальної особи апарату – головного спеціаліста по роботі з персоналом  та керівника апарату суду.

          Відмітка у табелі «нарадча кімната» в автоматизованій системі проводиться на підставі розпорядження керівника апарату суду. (Керівник апарату видає відповідне розпорядження на підставі усного повідомлення відповідальної особи апарату суду з подальшим письмовим повідомленням секретарем судового засідання та долученням копій журналів судових засідань про початок та закінчення «нарадчої кімнати»).

          4.7. У разі відсутності судді на роботі (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), попередньо розподілені судові справи та матеріали, що підлягають невідкладному розгляду, з метою недопущення порушення строків розгляду, передаються до канцелярії суду на підставі розпорядження керівника апарату для здійснення їх повторного автоматизованого розподілу.

          4.8. У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід), повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі відповідного судового рішення.

          4.9. У випадку виявлення значної різниці в навантаженні на суддю, збори суддів мають право визначити особливості участі останнього в автоматизованому розподілі судових справ (тимчасове припинення участі в розподілі, тимчасова зміна спеціалізації судді тощо).

          4.10. Розподіл судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні або у позаробочий час здійснюється відповідно до встановленого наказом голови суду чергування.

          4.11 Раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу передаються:

          - клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

          - судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім рішень про закриття, припинення провадження), та судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

          - заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

          - заяви про перегляд заочного рішення;

          - заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

          - матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

          - зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

          - заяв про відновлення втраченого судового провадження;

          - заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

          - заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

          - позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

          - справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

          - справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

          4.12. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у вищеперерахованих випадках такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу на загальних засадах у випадках передбачених пунктом 4.6 розділу IV Засад, крім зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду, матеріалів та справ про вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, роз'яснення судового рішення та  про перегляд заочного рішення, які підлягають автоматизованому розподілу на загальних засадах виключно з підстав довготривалої втрати працездатності (понад два місяці), перебування судді у відпустці по догляду за дитиною, припинення (закінчення) повноважень на здійснення судочинства чи звільнення судді.

          4.13. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, тощо) та за 3 робочі дні до початку відпустки, а також за 1 робочий день до відрядження, навчання (підвищення кваліфікації, участь у семінарських заняттях) у випадку надходження клопотання та скарги по одному кримінальному провадженні підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

          4.14.  Якщо в розгляді клопотань, скарг, заяв під час досудового розслідування по одному кримінальному провадженні приймали участь два слідчих судді, то при подальшому надходженні до суду таких матеріалів вони передаються слідчому судді, який визначений останнім, а вразі його відсутності –іншому попередньо визначеному слідчому судді.

5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

5.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

5. 2. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

5.3.Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 5.1 цього Положення обставин.

5.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункту 5.1 Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.